Jak efektywnie zarządzać czasem – nieco inne spojrzenie


Coaching Biznesowy

Zacznę od tego, że zgadzam się ze stwierdzeniem, że czasem tak naprawdę nie można zarządzać. Można zarządzać sobą w czasie. Czas jest swobodny i płynie sobie niezmiennie, wolny jak rzeka. To, jak my go odbieramy i jak go wykorzystujemy, zależy już od nas.


Istnieją różne techniki efektywnego planowania swoich zajęc w czasie. Ja chciałbym jednakże napisać o nieco innej perspektywie spojrzenia na „zarządzanie czasem”. Moim zdaniem wprowadzenie zmian w dziedzinie, o której chcę napisać może przynieść nieporównywalnie większe korzyści, niż mistrzostwo w jakiejkolwiek z typowych technik.


To absolutnie nie oznacza, że nie zgadzam się z tymi technikami. Wręcz przeciwnie – sam stosuję je w swoim życiu. Chciałbym natomiast pokazać szerszy kontekst naszego „bycia”, opowiedzieć o pewnym generalnym kompasie, bez którego możemy niezwykle efektywnie zarządzać czasem, ale czasem źle zainwestowanym.


Zacznijmy, więc od krótkiego opisu typowych technik.


Zasada Pareto (zwana również zasadą 80/20)

W odniesieniu do czasu mówi ona, że 20% naszych wysiłków przynosi 80% rezultatów. Chodzi, więc o to, aby przed pojęciem działania dobrze się zastanowić, gdzie skoncentrować nasze wysiłki. Np. zadać sobie pytanie: które z naszych działań najbardziej pomogą nam w osiągnięciu zamierzonych rezultatów?


Macierz Eisenhowera

Innymi słowy, technika podziału spraw wg kryteriów: ważne i pilne. W skrócie chodzi o to, żeby umieć wybierać w pierwszej kolejności te sprawy, które są ważne, ale niekoniecznie pilne. Sam Eisenhower powiedział, że "To co pilne, rzadko jest ważne. A to co ważne, rzadko jest pilne". Bardzo praktyczny opis tej metody można znależć np. TUTAJ


Technika planowania swojego kalendarza wg proporcji 70/30

Sądzę, że ta technika może być przydatna przede wszystkim osobom, które są liderami w pracy. Polega ona na tym, że 30% swojego kalendarza ZAWSZE zostawiamy niezaplanowane. To bufor na nieprzewidziane przez nas zdarzenia. Na wszelkie sprawy, o których w danej chwili nie wiemy (lub nie pamiętamy), a z którymi mogą się do nas zwrócić inni.


Zasada zajmowania się tylko jedną sprawą równocześnie

To moim zdaniem bardzo ważny detal. Ważny szczególnie dla wszystkich osób będących liderami/menadżerami i pracującymi w większych organizacjach. Pisze o tym m.in. Peter Drucker, światowy autorytet w dziedzinie teorii zarządzania:

“Skuteczny menadżer nie angażuje się w nic poza tym jednym, jedynym zadaniem, na którym właśnie skupia swoje siły. Później dokona przeglądu tematów i wybierze kolejne zadanie, które od tej chwili będzie znajdowało się na czele jego listy.”

Przy okazji tej zasady chciałbym również wspomnieć o ważnej moim zdaniem umiejętności trzymania się swojego kursu, utrzymywaniu swojej koncentracji i radzeniu sobie ze „zjadaczami czasu”.


Jeżeli w pracy postanowiłeś zająć się wybraną sprawą (np. stworzeniem prezentacji lub przygotowaniem analizy) – nie odbieraj telefonów (chyba, że dzwoni rodzina na gorącej linii), nie zaglądaj do skrzynki mail’owej, nie wdawaj się w pogaduszki z osobami, które właśnie przechodzą. Jeżeli masz swój pokój – zamknij drzwi. Jeżeli pracujesz w „open space” – załóż słuchawki lub idź do wolnej salki konferencyjnej.


Jeśli w ramach Twojej kariery zawodowej planujesz być szefem (lub już jesteś, ale chcesz być jeszcze większym), moim zdaniem ta umiejętność będzie odgrywała coraz większą rolę.


I przy tej okazji chciałbym też wspomnieć o tym, że niedawno naukowcy obalili mit wielozadaniowości. Okazuje się, że ze względu na to, jak skonstruowany jest i jak działa nasz mózg - jest to po prostu niemożliwe. W tym temacie polecam też w książkę "The Myth of Multitasking: How 'Doing It All' Gets Nothing Done" by Dave Crenshaw


 

A teraz kilka słów o innej perspektywie zarządzania czasem, o której przede wszystkim chciałem napisać w tym poście.

Techniki zarządzania czasem prezentowane są głównie w kontekście naszej pracy. A gdzie są pozostałe aspekty naszego życia? Chciałbym, więc zaprezentować inny model, od którego WARTO ZACZĄĆ i dopiero potem stosować wyżej opisane techniki.


Podzielmy nasz „świat” na 4 obszary:


  1. Ja sam(a) – moja wiedza, umiejętności, talenty, moje doświadczenia, moje pasje, mój życiowy cel, moje zdrowie, mój rozwój osobisty i duchowy. Niezależnie od tego, gdzie pracuję i kogo w tej chwili kocham.

  2. Moi najbliżsi – relacje z najbliższymi mi osobami. Żona, mąż, dzieci, rodzice, rodzeństwo, narzeczony, narzeczona. Bliscy przyjaciele.

  3. Moja praca i kariera zawodowa – tu chyba nie trzeba objaśnień.

  4. Moje życie społeczne – koledzy, znajomi, sąsiedzi, stowarzyszenia, kluby, wspólnota mieszkaniowa, kościół (w rozumieniu wspólnoty), dobroczynność, wolontariat.


Wyobraż sobie kwadrat, ktory dzielisz na 4 równe ćwiartki (podobnie jak matryca Eisenhowera). A teraz w każdej z tych ćwiartek narysuj okrąg i niech każdy okrąg odpowiada jednemu z 4 wyżej wymienionych obszarów. A długośc promienia każdego okręgu niech pokazuje ilość czasu, którą obecnie poświęcasz danemu obszarowi w Twoim życiu.


„Pictures speak more than 1000 words”. Spójrz więc proszę na swój własny rysunek. To TY! Czy jesteś z tego obrazu zadowolony(a)? Czy jest w nim zachowana równowaga?


Jeżeli nie – narysuj proszę taką proporcję obszarów, jaką chciał(a)byś uzyskać np. za 6 miesięcy, za rok, za 3 lata. I od jutra odpowiednio inwestuj swój czas.


“Moments of freedom will never be given to you. You must take them.”

Mądry life coaching może Ci bardzo pomóc w przejściu przez taki proces. Zwłaszcza wtedy, jeśli pierwsze odkrycia okażą się dla Ciebie szokujące. I zwłaszcza wtedy, kiedy w pierwszym odruchu pomyślisz, że i tak nie możesz wiele zmienić lub, że nie masz na to siły (lub, co gorsza, czasu!).


I na koniec uchylmy jeszcze rąbka tajemnicy, że zaproponowany w tym poscie model jest jakąś wersją (lub uproszczeniem) narzędzia poszerzania świadomości, które często stosowane jest w procesie coachingu binzesowego i life coaching'u. To Koło Życia i dziś można znaleźć wiele jego wersji. Wikipedia podaje np. TAKĄ.


W internecie można też znaleźć wiele miejsc, gdzie taki test możesz przeprowadzić on-line i od razu otrzymać graficzny rezultat w ładnej postaci. Ale wierżę, że to cenne ćwiczenie można zrobić i bez internetu 😎

Zobacz także:

Coaching Wartości. Czy znasz wartość swojego czasu?

Jestem zajety, więc jestem

14 kroków efektywnego delegowania

Czy jesteś częścią Transformacji?

Litwo, ojczyzno moja (w korporacji...)

Niedzielna depresja - 1

Jak stawiać zdrowe granice? I co, jeśli ktoś je łamie?

Jak sobie radzić z trudnym szefem? - odc. 1

Po co nam WARTOŚCI w Życiu? - od