Zacznę od tego, że zgadzam się ze stwierdzeniem, że czasem tak naprawdę nie można zarządzać. Można zarządzać sobą w czasie. Czas jest swobodny i płynie sobie niezmiennie, wolny jak rzeka. To, jak my go odbieramy i jak go wykorzystujemy, zależy już od nas.
Istnieją różne techniki efektywnego planowania swoich zajęć w czasie. Ja chciałbym jednakże napisać o nieco innej perspektywie spojrzenia na „zarządzanie czasem”.
Moim zdaniem wprowadzenie zmian w dziedzinie, o której przede wszystkim chcę napisać może przynieść nieporównywalnie większe korzyści, niż mistrzostwo w jakiejkolwiek z typowych technik. I pozwala zdecydowanie zwiększyć poziom satysfakcjonującego funkcjonowania w naszej codzienności.
To Koło Życia, bardzo skuteczne narzędzie rozwoju osobistego. Wśród wielu dostępnych narzędzi jest chętnie wykorzystywane zwłaszcza przez profesjonalnych coachów. A dla wielu osób wykonanie ćwiczenia Koło Życia wg odpowiedniego szablonu staje się często momentem zwrotnym. Efekty pracy z kołem mogą być bezcenne dla wszystkich tych, którzy chcą dokonać pozytywnych zmian w swoim życiu.
W drugiej części tego artykułu znajdziesz wyczerpujące informacje wyjaśniające czym jest to ćwiczenie. I jeśli zechcesz stworzyć własne koło - możesz skorzystać z gotowego szablonu w formacie pdf, który czeka na Ciebie do bezpłatnego wykorzystania. Każdy z przygotowanych przez nas szablonów jest gotowy do druku.
To wszystko absolutnie nie oznacza, że nie zgadzam się z innymi technikami. Wręcz przeciwnie – sam stosuję je regularnie.
Chciałbym natomiast pokazać szerszy kontekst naszego „bycia”, opowiedzieć o pewnym generalnym kompasie, bez którego możemy niezwykle efektywnie zarządzać czasem, ale czasem źle zainwestowanym. I wciąż zastanawiać się dlaczego nasz poziom satysfakcji z życia jest niski.
Przykładowe skuteczne techniki zarządzania czasem
Zacznijmy, więc od krótkiego opisu typowych technik zarządzania sobą w czasie.
Zasada Pareto (zwana również zasadą 80/20)
W odniesieniu do czasu mówi ona, że 20% naszych wysiłków przynosi 80% rezultatów. Chodzi, więc o to, aby przed podjęciem działania dobrze się zastanowić, gdzie skoncentrować nasze wysiłki. Np. zadać sobie pytanie: które z naszych działań najbardziej pomogą nam w osiągnięciu zamierzonych rezultatów?
Innymi słowy, technika podziału spraw wg kryteriów: ważne i pilne. Chodzi o to, żeby mądrze wybierać to, czym chcemy się zająć w pierwszej kolejności. W skrócie: zawsze w pierwszej kolejności wybieramy sprawy ważne, a najwyższy priorytet mają sprawy ważne i pilne równocześnie. Sam Eisenhower powiedział, że "To co pilne, rzadko jest ważne. A to co ważne, rzadko jest pilne".
Technika planowania swojego kalendarza wg proporcji 70/30
Sądzę, że ta technika może być przydatna przede wszystkim osobom, które są liderami w pracy. Polega ona na tym, że 30% swojego kalendarza ZAWSZE zostawiamy niezaplanowane. To bufor na nieprzewidziane przez nas zdarzenia. Na wszelkie sprawy, o których w danej chwili nie wiemy (lub nie pamiętamy), a z którymi mogą się do nas zwrócić inni. Na podstawie doświadczenia zwykle wiemy, z której strony możemy się spodziewać niezaplanowanych niespodzianek.
Zasada zajmowania się tylko jedną sprawą równocześnie
To moim zdaniem bardzo ważny detal. Ważny szczególnie dla wszystkich osób będących liderami / menadżerami, które pracują w większych organizacjach. Pisze o tym m.in. Peter Drucker, światowy autorytet w dziedzinie teorii zarządzania:
“Skuteczny menadżer nie angażuje się w nic poza tym jednym, jedynym zadaniem, na którym właśnie skupia swoje siły. Później dokona przeglądu tematów i wybierze kolejne zadanie, które od tej chwili będzie znajdowało się na czele jego listy.”
Przy okazji tej zasady chciałbym również wspomnieć o ważnej moim zdaniem umiejętności trzymania się swojego kursu, utrzymywaniu swojej koncentracji i radzeniu sobie ze „zjadaczami czasu”.
Jeżeli w pracy postanowiłeś, którym obszarem chcesz się zająć (np. stworzeniem prezentacji lub przygotowaniem analizy) – nie odbieraj telefonów (chyba, że dzwoni rodzina na gorącej linii), nie zaglądaj do skrzynki mailowej, nie wdawaj się w pogaduszki z osobami, które właśnie przechodzą. Jeżeli masz swój pokój – zamknij drzwi. Jeżeli pracujesz w „open space” – załóż słuchawki lub idź do wolnej salki konferencyjnej.
Jeśli w ramach Twojej kariery zawodowej planujesz być szefem (lub już jesteś, ale chcesz być jeszcze większym), moim zdaniem ta umiejętność będzie odgrywała coraz większą rolę.
I przy tej okazji chciałbym też wspomnieć o tym, że niedawno naukowcy obalili mit wielozadaniowości. Okazuje się, że ze względu na to, jak skonstruowany jest i jak działa nasz mózg - jest to po prostu niemożliwe. W tym temacie polecam też w książkę "The Myth of Multitasking: How 'Doing It All' Gets Nothing Done" by Dave Crenshaw
Koło Życia - metoda coachingowa do tworzenia innej perspektywy zarządzania swoim czasem
Techniki zarządzania czasem prezentowane są głównie w kontekście naszej pracy. A gdzie są pozostałe aspekty naszego życia?
Chciałbym, więc zaprezentować inny model, od którego WARTO ZACZĄĆ i dopiero potem stosować opisane wyżej techniki. Wspomniane na wstępie tego tekstu proste ćwiczenie umożliwia holistyczne spojrzenie na życie. Za chwilę to wyjaśnimy.
Podzielmy nasz „świat” na cztery kwartały:
1. Ja sam(a)
Moja wiedza, umiejętności, talenty, moje doświadczenia, moje pasje, mój życiowy cel, moje zdrowie, mój rozwój, również duchowy. Niezależnie od tego, gdzie pracuję i kogo w tej chwili kocham.
2. Moja praca i kariera zawodowa
Tu chyba nie trzeba objaśnień. W danym obszar znajduje się całe nasze życie zawodowe.
3. Moi najbliżsi
Ten obszar to relacje z najbliższymi mi osobami. Żona, mąż, dzieci, rodzice, rodzeństwo, narzeczony, narzeczona. Bliscy przyjaciele.
4. Moje życie społeczne
Kolejnym ważnym obszarem są koledzy, znajomi, sąsiedzi, stowarzyszenia, kluby, wspólnota mieszkaniowa, kościół (w rozumieniu wspólnoty), dobroczynność, wolontariat. Mój wkład do wspólnoty lokalnej i do świata w ogóle.
W ten sposób skupiliśmy się na czterech najważniejszych obszarach życia człowieka.
A teraz wyobraź sobie kwadrat, który dzielisz na 4 równe ćwiartki (podobnie jak matryca Eisenhowera). A teraz w każdej z tych ćwiartek narysuj okrąg i niech każdy okrąg odpowiada jednemu z 4 wyżej wymienionych obszarów. A długość promienia każdego okręgu niech pokazuje ilość czasu, którą obecnie poświęcasz w każdym z obszarów.
„Obraz przemawia z większą siłą, niż 1 000 słów”. Spójrz więc proszę na swój własny rysunek. To TY! Czy jesteś z tego obrazu zadowolony(a)? Czy jest w nim zachowana równowaga?
Jeżeli nie – zdecyduj, które obszary wymagają korekty i narysuj proszę taką proporcję, jaką chciał(a)byś uzyskać np. za 6 miesięcy, za rok, za 3 lata. I od jutra odpowiednio inwestuj swój czas.
“Chwile wolności nie będą Ci dane. Musisz po nie sięgnąć.”
Dobry coach może Ci bardzo pomóc w przejściu przez taki proces. Zwłaszcza wtedy, jeśli pierwsze odkrycia okażą się dla Ciebie szokujące. I zwłaszcza wtedy, kiedy w pierwszym odruchu pomyślisz, że i tak nie możesz wiele zmienić lub, że nie masz na to siły (lub, co gorsza, czasu!).
Koło Życia to narzędzie coachingowe do poszerzania świadomości, a opisana powyżej wersja jest jego pierwszym przybliżeniem. Taka analiza jest bardzo często wykonywana przy wsparciu coacha w ramach kontraktu coachingowego dotyczącego zwłaszcza coachingu życiowego. Może być także stosowana w ramach coachingu biznesowego.
Ale jest to przede wszystkim uniwersalna metoda, którą może zastosować każdy, kto chce w sposób świadomy przyjrzeć się jakości swojego życia, zobaczyć jak wygląda równowaga pomiędzy kluczowymi sferami i określić obszary do poprawy.
W Internecie można też znaleźć wiele miejsc, gdzie taką analizę możesz przeprowadzić on-line, od razu otrzymać własne koło w ładnej postaci i stworzyć własną interpretację wyników. Ale wierzę, że będzie dużo lepiej dla Ciebie, jeśli przejdziesz przez to ćwiczenie bez Internetu 😎
Jest bowiem coś niezwykle ważnego w odręcznym wykonywaniu rysunków lub ręcznym pisaniu i rysowaniu. Taka aktywność sprawia, że nasze myśli się porządkują i jakby spływają z naszego umysłu do zewnętrznego świata, równocześnie opróżniając i oczyszczając nasz umysł. Dlatego między innymi, tak cenną praktyką jest prowadzenie swojego dziennika lub pamiętnika pisanego ręcznie.
To bardzo pomaga poddać analizie obszary, które wymagają naszej uwagi oraz dobrze zrozumieć czego będziemy potrzebowali, aby ruszyć do przodu i stworzyć lepszą wersję siebie.
Czym jest Koło Życia - kto wymyślił ten test?
To narzędzie zostało wymyślone na początku lat 60-ych XX w, a za jego twórcę uznaje się Paul J. Meyer'a. Urodzony w roku 1928 Meyer uznawany jest za twórcę nowatorskiego w tamtych czasach sektora biznesu skoncentrowanego na programach i szkoleniach dot. rozwoju osobistego.
Założył m.in takie firmy jak Success Motivation Institute (SMI) oraz Leadership Management Inc. Jego 24 kompleksowe programy rozwojowe sprzedały się na całym świecie za ponad dwa miliardy dolarów. To więcej niż osiągnął w tej dziedzinie jakikolwiek inny autor - żyjący lub zmarły.
Pod podanym wyżej linkiem znajdziesz jego biografię, która pokazuje jak sam zmagał się z trudnościami i pomimo tego nadal konsekwentnie podążał za swoim celami. A robił to w zgodzie ze swoją misją, która napędzała go do działania.
W Internecie można również znaleźć wiele inspirujących cytatów Paul J. Meyer'a. Ja przytoczę tu trzy wybrane złote myśli:
Wyznaczanie celów jest najważniejszym aspektem wszystkich planów doskonalenia i rozwoju osobistego. Jest kluczem do wszelkiego spełnienia i osiągnięć.
Wyobraź sobie coś nowego. Inaczej dojdziesz tylko tam, gdzie już byłeś.
Życie jest obrazem do namalowania, a ty jesteś artystą. Masz na swojej palecie dostępne wszystkie kolory z całego spektrum - te same, którymi dysponowali Michał Anioł i Leonardo Da Vinci.
Z jakich różnych obszarów życia składa się narzędzie coachingowe Koło Życia
Od lat 60-ych minionego wieku minęło już wiele czasu. I jak wszystko na tym świecie, to ćwiczenie również ewoluuje. Ponadto jest ono narzędziem "demokratycznym". Czyli praktycznie każdy może do niego dołożyć coś od siebie. Regularnie powstają nowe wersje, będące wynikiem pracy z klientem oraz inwencji poszczególnych trenerów i doradców. Trudno więc będzie dziś znaleźć jeden, jedynie słuszny, szablon lub wzór Koła Życia do wydruku. Na ogół jest to 8 lub 10 dziedzin.
Co więcej, świat zmienia się niezwykle dynamicznie i ostatnio zachodzą w nim globalne zmiany, które wpływają na cały styl życia, poziom zadowolenia oraz potrzeby człowieka.
I w związku z tym, w Empowerment Coaching wybraliśmy szablon, którego celem jest odzwierciedlenie najbardziej aktualnej sytuacji człowieka XXI wieku.
Ten szablon składa się z ośmiu wybranych obszarów:
Praca i życie zawodowe
Finanse
Miłość, najbliższa rodzina
Przyjaciele, znajomi, dalsza rodzina
Wkład do społeczności i świata
Zdrowie fizyczne i psychiczne
Odpoczynek, pasje, hobby
Rozwój osobisty, duchowość
Praca z Kołem Życia - instrukcja jak wykonać ćwiczenie i ocenić swój poziom satysfakcji
Uproszczona wersja szablonu składająca się z czterech części koła (1. Ja sam, 2. Moja praca, 3. Moi najbliżsi, 4. Moje życie społeczne) przedstawiona jest na grafice z nagłówka tego tekstu. Możemy też pójść dalej i wyznaczyć skalę dla długości promienia koła. Zwykle jest to skala 1-10, gdzie 1 oznacza wartość minimalną, a 10 maksymalną pozytywną wartość.
Uproszczony szablon wg skali od 1 do 10
Możesz więc teraz przeprowadzić ćwiczenie Koła Życia używając uproszczonego szablonu, ale tym razem zaznaczając w każdej z czterech głównych części koła ile czasu w swoim życiu poświęcasz każdemu z poszczególnych obszarów.
Następnie łącząc ze sobą poszczególne punkty ze wszystkich czterech części otrzymasz wykres radarowy, który można często spotkać np. w wynikach badania 360 stopni lub innych sprawdzianach wybranych kompetencji. Taki radarowy wykres w prosty graficzny sposób pokaże równowagę lub brak równowagi w Twoim życiu.
Oto przykład takiego uproszczonego szablonu.
Pełny szablon ze skalą 1-10
Teraz możesz pójść o krok dalej i przeprowadzić ocenę poziomu zadowolenia z różnych obszarów Twojego życia w sposób pogłębiony. Posłuży Ci do tego szablon składający się z ośmiu części z tą samą skalą 1-10.
Podobnie jak w poprzednim kroku, określ na kole swój poziom zaangażowania, liniami połącz ze sobą zaznaczone punkty i zobacz jaki obraz TWOJEGO życia wspólnie tworzą.
Ten obraz pokaże również nie wprost Twój poziom satysfakcji z życia. Gdy zrobisz pierwszy krok i określisz jak wygląda obecnie poziom satysfakcji z różnych obszarach Twojego życia, możesz zrobić krok kolejny. I wyznaczyć oczekiwany poziom zadowolenia.
Oto szablon składający się z ośmiu części i skali 1-10:
Własne Koło Życia. Pobierz bezpłatny szablon testu
Jeśli potrzebne Ci jest gotowe Koło Życia - pod poniższym linkiem możesz pobrać bezpłatnie wszystkie prezentowane tutaj szablony.
Niezmiennie jednak zachęcam do ręcznej pracy z Kołem. Niech Twoje ćwiczenie Koła Życia polega na ręcznym zaznaczaniu odpowiednich punktów na wydrukowanym szablonie, a potem na ręcznym zamalowaniu graficznego obszaru, który w wyniku tego ćwiczenia otrzymałeś lub otrzymałaś.
Na koniec podajemy przykłady wypełnionych szablonów Koła Życia do wydruku, które pokazują rozkład zaangażowania dla poszczególnych obszarów:
Pytania pogłębiające
Kiedy ukończysz swoje ćwiczenia i okaże się, że źle to wygląda - przyjrzyj się obszarom, z których nie jesteś zadowolony. Dotyczy to obydwu aspektów: 1. tego, ile czasu przeznaczasz na poszczególne sfery oraz 2. tego, jak w danym obszarze oceniasz swój poziom zadowolenia. I jeśli chciałabyś coś z tym zrobić - pomogą Ci w tym poniższe pytania pogłębiające:
którym obszarem chcę się zająć w pierwszej kolejności (wybierz nie więcej, niż trzy)?
jak chciałabym, aby moje koło wyglądało w wybranych obszarach za miesiąc lub kwartał?
co muszę zmienić w pierwszej kolejności, aby osiągnąć ten cel?
jak chcę zwiększyć poziom satysfakcji lub poziom zadowolenia?
jaką jedną (choćby prostą) rzecz mogę zacząć robić inaczej OD JUTRA?
jakie obecne szkodliwe nawyki mogę zamienić na takie, które będą mi bardziej służyć?
po czym poznam, że robię postępy w drodze do swojego celu (tygodniowe, miesięczne)?
jak docenię / nagrodzę siebie za robienie powyższych postępów?
jak chciałabym świętować zrealizowanie celów końcowych?
Zobacz także: