Poprawa produktywności metodą Ivy Lee. Studium przypadku
- Ryszard Skarbek
- 15 wrz 2021
- 5 minut(y) czytania
Zaktualizowano: 4 dni temu
Poprawa produktywności jest kluczowa dla osiągania celów osobistych i zawodowych. Prosta metoda Ivy Lee pozwala uprościć planowanie, skupić się na priorytetach, zmniejszyć rozproszenie i zwiększyć efektywność. Regularne podnoszenie produktywności skraca czas realizacji projektów, poprawia jakość pracy i zmniejsza stres wynikający z zaległości.
Ten artykuł wyjaśnia na czym polega metoda Ive'ego Lee i pokazuje to na przykładzie prawdziwej historii ze świata biznesu.
Kim był Ivy Lee?
Ivy Lee (1877–1934) był amerykańskim konsultantem i biznesmenem. Powszechnie uznawany jest za twórcę współczesnego public relations i pioniera w dziedzinie zarządzania czasem.
Ta historia zdarzyła się naprawdę.
W 1918 roku Charles M. Schwab był jednym z najbogatszych ludzi na świecie. Był wówczas prezesem Bethlehem Steel Corporation, największego przedsiębiorstwa stoczniowego i drugiego co do wielkości producenta stali w Ameryce.
Słynny wynalazca Thomas Edison nazwał kiedyś Schwaba „master hustler”. Bo nieustannie szukał on przewagi nad konkurencją.
Pewnego dnia, w dążeniu do zwiększenia wydajności swojego zespołu i odkrycia lepszych sposobów zarządzania zadaniami, Schwab zorganizował spotkanie z szanowanym konsultantem ds. produktywności, Ivy Lee.
Jak mówi historia, Schwab zaprosił Lee do swojego biura i powiedział:
„Pokaż mi, jak podnieść produktywność”.
„Daj mi 15 minut z każdym z dyrektorów” – odpowiedział Lee.
„Ile mnie to będzie kosztować?” - zapytał przedsiębiorca.
"Nic" – powiedział Lee. – "Chyba że to zadziała. Po trzech miesiącach możesz wysłać mi czek na tyle, ile to będzie dla ciebie warte."
Na czym polega metoda poprawy produktywności Ivy Lee?
Podczas 15 minut spędzonych z każdym dyrektorem, Ivy Lee wyjaśnił swoją prostą codzienną praktykę, która pomagała mu zwiększyć produktywność:
Na koniec każdego dnia pracy weź długopis i zapisz na kartce papieru 6 najważniejszych zadań na jutro. Nie zapisuj więcej niż sześć.
Uporządkuj te sześć elementów w kolejności ich ważności.
Kiedy przyjdziesz jutro do pracy, skoncentruj się tylko na wykonaniu pierwszego zadania. Pracuj, aż to zadanie zostanie zakończone.
Podejdź do reszty zadań na dany dzień w ten sam sposób.
Na koniec dnia przenieś niedokończone elementy na nową listę sześciu zadań na kolejny dzień.
Powtarzaj ten proces każdego dnia roboczego.
Choć strategia wydawała się bardzo prosta, Schwab i jego executive team w Bethlehem Steel postanowili spróbować. Po trzech miesiącach zleceniodawca był tak zachwycony postępami, jakie poczyniła jego firma, że zaprosił Lee do swojego biura i wypisał mu czek na 25 000 USD.
25 000 dolarów w 1918 roku jest odpowiednikiem 400 000 dolarów w roku 2018.
Co sprawia, że metoda Ivy Lee jest skuteczna?
Metoda produktywności Ivy Lee dotycząca codziennego zarządzania listą zadań wydaje się śmiesznie prosta. Jak coś tak prostego może być tyle warte? Oto cztery główne powody.
Metoda jest wystarczająco prosta, aby skutecznie działać.
Podstawową krytyką metod takich jak ta jest to, że są zbyt podstawowe. Nie wyjaśniają wszystkich zawiłości i niuansów życia. Co się stanie, jeśli pojawi się sytuacja wymagająca pilnej uwagi? A co z wykorzystaniem najnowszych technologii, aby w pełni wykorzystać naszą przewagę?
Z mojego doświadczenia wynika, że złożoność jest często słabością, ponieważ utrudnia powrót na właściwe tory. Tak, pojawią się sytuacje awaryjne i nieoczekiwane zakłócenia. Ignoruj je tak często, jak to możliwe, zajmij się nimi, kiedy musisz, i wróć do zadań z listy tak szybko, jak to możliwe.
Używaj prostych zasad, aby kierować złożonym zachowaniem.
Ta technika zmusza do dokonania wyboru.
Nie wierzę, że w liczbie '6' jest coś magicznego. Ta metoda jest np. podobna do zasady 25-5 Warrena Buffetta, która wymaga wybrania tylko na 5 krytycznych tasków.
Myślę natomiast, że jest coś magicznego w narzucaniu sobie ograniczeń. Uważam, że najlepszą rzeczą, jaką można zrobić, gdy masz zbyt wiele pomysłów (lub gdy jesteś przytłoczony wszystkim, co musisz zrobić), jest przycięcie swoich pomysłów i odcięcie wszystkiego, co nie jest absolutnie konieczne. Ograniczenia mogą sprawić, że zwiększysz swoją produktywność.
Zasadniczo, jeśli nie zobowiązujesz się do niczego, wszystko cię rozprasza.
To narzędzie usuwa bezwładność i chęć zwlekania.
Największą przeszkodą w ukończeniu większości aktywności jest ich rozpoczęcie. Np. zejście z kanapy może być trudne, ale kiedy już zaczniesz biegać, znacznie łatwiej jest zakończyć trening. Metoda Lee zmusza cię do podjęcia decyzji o pierwszym zadaniu wieczorem przed pójściem do pracy.
Ta strategia okazała się dla mnie niezwykle przydatna: jako pisarz mogę zmarnować trzy lub cztery godziny na debatowanie, o czym powinienem pisać danego dnia. Jeśli jednak zdecyduję się poprzedniego wieczoru, mogę się obudzić i od razu zacząć pisać. To proste, ale działa. I sprawia, że łatwiej dotrzymuje terminów.
Na początku rozpoczęcie pracy jest tak samo ważne, jak w ogóle odniesienie sukcesu.
Skupienie na najwyższym priorytecie.
Współczesne społeczeństwo uwielbia wielozadaniowość. Mit wielozadaniowości polega na tym, że bycie zajętym jest synonimem bycia lepszym. Jest dokładnie odwrotnie. Mniejsza liczba celów prowadzi do lepszej pracy.
Przestudiuj światowej klasy ekspertów z niemal każdej dziedziny - sportowców, artystów, naukowców, nauczycieli, dyrektorów generalnych - a odkryjesz jedną cechę charakterystyczną dla nich wszystkich: skupienie. Powód jest prosty. Nie możesz być wybitny w jednej aktywności, jeśli ciągle dzielisz swój czas na dziesięć różnych sposobów. Mistrzostwo wymaga koncentracji i konsekwencji.
📌 Podsumowanie.
Oto korzyści z wdrożenia metody Ivy Lee:
Jasne priorytety: codzienna lista maksymalnie 6 zadań pomaga skoncentrować energię na najważniejszych działaniach.
Większa koncentracja: metoda eliminuje zakłócenia, zwiększa tempo i jakość realizacji.
Lepsze zarządzanie czasem: struktura dnia oparta na najważniejszych priorytetach redukuje marnowanie czasu.
Stały postęp: codzienne zamykanie zadań daje poczucie osiągnięć i motywuje do dalszej pracy.
Prostota i łatwość użycia: może z niej korzystać każdy pracownik, dzięki czemu efektywność może wzrastać na każdym poziomie organizacji.
Codziennie rób rzecz najważniejszą w danym dniu. To jedyna sztuczka, jakiej potrzebujesz.
FAQ
Jakie są metody poprawy produktywności?
Oto zestawienie najskuteczniejszych technik:
Technika Pomodoro: Praca w przez 25 minut, po której następuje 5 minut przerwy. Po czterech cyklach robi się dłuższą przerwę (15-30 min).
Time Blocking (Blokowanie czasu): Dzielenie dnia na mniejsze, tematyczne bloki czasowe, w których wykonuje się konkretne zadania, w tym czas na odpoczynek.
Matryca Eisenhowera: Priorytetyzacja poprzez podział na cztery kategorie: 1) Pilne i ważne (do zrobienia natychmiast), 2) Ważne, ale niepilne (do zaplanowania), 3) Pilne, ale nieważne (do delegowania), 4) Nieważne i niepilne (do wyeliminowania).
Zasada Pareto (80/20): Skupienie się na 20% działań, które przynoszą 80% najważniejszych efektów.
Getting Things Done (GTD): Systematyczne zapisywanie, porządkowanie i realizowanie zadań, co zmniejsza obciążenie psychiczne.
Zasada "Eat That Frog" (Zjedz tę żabę): Rozpoczynanie dnia od najtrudniejszego lub najważniejszego zadania.
Metoda 3-3-3: Planowanie 3 godzin pracy głębokiej, 3 mniejszych zadań i 3 aktywności administracyjnych dziennie.
Na czym polega metoda Getting Things Done?
Metoda Getting Things Done (GTD) opracowana przez Davida Allena to kompleksowy system zarządzania zadaniami i czasem. Jego jest zmniejszenie stresu i zwiększenie wydajności poprzez przeniesienie wszystkich zadań do wykonania do zaufanego systemu. Kluczowe elementy GTD to zbieranie (collect), przetwarzanie (process), organizowanie (organize), przeglądanie (review) i wykonywanie (do).
GTD a metoda Ivy Lee - czym się różnią?
Metoda Ivy Lee to prostsze podejście: na koniec dnia robisz listę sześciu najważniejszych zadań na następny dzień, ustawiasz je w kolejności ważności i wykonujesz kolejno, aż wyczerpiesz listę. W porównaniu do GTD, metoda Ivy Lee jest mniej rozbudowana i skupia się wyłącznie na sekwencji aktywności danego dnia.
Kiedy wybrać metodę Lee zamiast GTD?
Metoda Ivy Lee jest idealna, jeśli potrzebujesz prostoty i natychmiastowej implementacji. Sprawdza się dla osób, które wolą krótką, codzienną rutynę i nie chcą prowadzić rozbudowanego systemu. Jeśli natomiast masz wiele projektów, złożonych zobowiązań lub czujesz przeciążenie informacjami, GTD oferuje struktury, które lepiej radzą sobie z takim obciążeniem.
Czy można łączyć GTD i metodę Lee?
Tak - wiele osób używa hybrydowego podejścia: GTD służy jako system przechowywania i przeglądu wszystkich projektów. Z kolei technika Ivy Lee pomaga wybrać z list GTD maksymalnie sześć kluczowych aktywności na każdy dzień , co ułatwia koncentrację. Dzięki temu łączysz zalety obu technik: kompleksowość GTD i prostotę Ivy Lee.
Która metoda jest lepsza dla zespołów?
Dla zespołów zwykle lepsze jest połączenie: GTD jako 'project management system', a technika Ivy Lee jako narzędzie do wyznaczania dziennych priorytetów dla poszczególnych pracowników.
Źródło:
https://jamesclear.com/ivy-lee
Zobacz powiązane artykuły:
Toksyczna produktywność - czy bierzesz w niej udział?
Delegowanie zadań - 14 efektywnych kroków
Transformacja cyfrowa - czy jesteś jej częścią?
Komentarze