Jak sobie radzić z trudnym szefem
Każdy z nas ma pewne preferencje związane z postrzeganiem świata, uczeniem się i sposobem podejmowania decyzji. Uświadomienie sobie własnych preferencji, jak równiez znajomość preferencji osób, które są dla nas ważne może nam bardzo pomóc w relacjach międzyludzkich. Również w osiąganiu naszych zamierzonych celów.
Często mówimy o tym, że mamy do czynienia z “trudnym” szefem lub “trudnym” pracownikiem. Ale czy przypadkiem nie jest tak, że ta osoba myśli o nas dokładnie tak samo 🙂
Niejednokrotnie bowiem zdarza się, że spotykamy na swojej drodze osobę o krańcowo różnych preferencjach i dlatego tak trudno jest nam się porozumieć. Czasami jesteśmy na siebie skazani i musimy współpracować, tolerować się – zwłaszcza w pracy. Często jesteśmy od takiej osoby wręcz zależni.
Jak sobie radzić z trudnym szefem
Dlatego też w kolejnych odcinkach tego cyklu postaram się opowiedzieć o tych obszarach, które mogą być dla nas najważniejsze w naszym życiu zawodowym. I również o tym, jak radzić sobie z rożnicami.
Umówmy się, że bohaterem naszych opowieści będzie beznadziejny szef. Ale te same zasady stosują się do podwładnych, klientów, a nawet członków rodziny.
Poznaj poziom szczegółowości preferowany przez szefa
Znajomość tej preferencji może mieć ogromny wpływ na naszą skuteczność w pracy. Są ludzie, którzy potrzebują dużej ilości szczegółów. Inni natomiast wręcz przeciwnie. Pierwsi skupiają się na poszczególnych krokach i szczegółowo opracowanych procedurach. Drudzy są zainteresowani głównie koncepcją, pomysłem, kontekstem. Szczegóły ich po prostu nudzą.
Nasze preferencje generalnie rozciągają się na skali continuum, jednakże człowiek nie byłby sobą, gdyby nie spróbował tego zmierzyć i nazwać. Wg badań* statystyczny rozkład preferencji w tym obszarze przedstawia się następująco:
15% - “detaliści”
25% - “zrównoważeni” (zainteresowani zarówno szczegółami, jak i “big picture”)
60% - “big picture”
Mamy tu więc pierwszą podpowiedź, że statystycznie rzecz biorąc, dużo częściej spotykamy osoby zaintersowane “ogółem”, niż “szczegółem”.
Oto przykład wypowiedzi osób z każdej kategorii relacjonujących to samo zdarzenie:
Detalista
wczoraj rano o 10:00 ja i Michał spotkaliśmy się z naszym dostawcą z firmy “Wtopex” i rozmawialiśmy o renegocjacji naszego kontraktu na bieżący rok. “Wtopex” chce zwiększyć ceny o 1-1.5%, w zależnosci od rodzaju produktu.
Zrównoważony
Firma “Wtopex” poinformowała wczoraj mnie i Michała, że chce zmienić ceny dostaw na ten rok.
Big picture
Wtopex che renegocjować kontrakt.
Spróbujmy zatem scharakteryzować dwie krańcowe preferencje. To pomoże nam potem odpowiedzieć na pytanie, jak skutecznie radzić sobie z takimi osobami.
Zauważmy również, że to samo ćwiczenie możemy wykonać w stosunku do siebie. I jeżeli np. jesteśmy czyimś szefem, powiedzenie swoim ludziom o tych preferencjach może istotnie pomóc zarówno im, jak i nam samym.
Detaliści
Najpierw zawsze opisują szczegóły
Postrzegają zadania poprzez ich poszczególne części
Zawsze sami potrzebują szczegółów w pierwszej kolejności
Szczegóły są im niezbędne do podjęcia decyzji. W przeciwnym wypadku “ani rusz”
Lubią układać elementy w sekwencje i analizować jak jeden element ma się do drugiego. Często mowią o “krokach”, o “kolejnosci”
Potrzebują bardzo konkretncyh przykładów. Wizja jest czymś zbyt ulotnym.
Jeśli ktoś im przerwie, mogą niestety chcieć wrócić do samego początku i zacząć od … pierwszego szczegółu 🙂 (pamiętajmy o skłonnosci do sekwencjonowania)
Możemy o nich powiedzieć, że patrzą na świat przez szkło powiekszające
Big picture
Opisują pomysły i działania ogólnym językiem, w szerokim kontekście
Koncentrują się na generalnym kierunku projektu lub zadania
Zawsze najpierw potrzebują ogólnego zarysu i sami od takiego zaczynają
Najpierw zawsze muszą zrozumieć koncepcję, zanim w ogóle przejdą do szczegołów (o ile w ogóle przejdą)
Podejmują decyzje wtedy, kiedy koncepcja jest dla nich przekonywująca
Preferują abstrakcyjne myślenie i często podsumowują
Nie przepadają za procedurami i mają trudności z ich przestrzeganiem (ważna podpowiedź)
Lubią delegować bardziej szczegółowe zadania
Można ich określić jako osoby patrzące na świat przez “okulary szerokokątne”
Jak najlepiej komunikować się z szefami o poszczególnych preferencjach
Detaliści będą zadowoleni i otwarci na nasze pomysły, jeżeli:
Przedstawimy nasz pomysł popierając go konkretnymi przykładami
Podkreślimy szczegóły i przedstawimy je w sekwencji
Będziemy unikać ogólnych sformułowań i opisów
Podsumowanie zostanie umieszczone na końcu
Będziemy uzywać takich słów, jak: dokładnie, precyzyjnie, w szczególnosci, pierwszy, drugi, następny w kolejności, procedura, zorganizowany, struktura, plan, plan szczegółowy, praktyka, doświadczenie
Big picture bedą chcieli nas słuchać, jeżeli:
Najpierw wyjaśnimy ogólną koncepcję
Szczegóły pojawią się wtedy, jeśli o to zapytają (lub zostawimy je na sam koniec)
Pozwolimy im “czytać między wierszami” i wręcz wypracować swoje własne szczegóły (to nawet wskazane)
Będziemy używać słów takich, jak: koncepcja, wizja, generalnie, w zasadzie, ogólnie, perspektywa, nieograniczone, spontaniczny, teoria
Ciekawe wyniki badań* dotyczące tego, jak ludzie podejmują decyzje
Niektóre osoby potrzebują kliku przykładów/prób i każdy z nich musi byc oparty na innych danych. Liczy się ilość podejść.
Inni potrzebują odpowiedniej dlugości czasu. Ilość podejść w gruncie rzeczy nie ma znaczenia.
Kolejna kategoria, to ci, którzy za każdym razem podejmują decyzję jak gdyby osobno. Nie ma dla nich znaczenia, jak wyglądała przeszłość i to, czy zdobyliśmy ich zaufanie, czy nie. Istotne jest, czy to, co mają zaakceptować spełnia ich standardy jakości i dokładności. Sposób prezentacji jest tutaj również drugoplanowy.
I ostatnia kategoria, to ci, którzy podejmują decyzje od razu, automatycznie, pod warunkiem, że informacja została im dostarczona w sposób dla nich preferowany (o tym więcej w następnych odcinkach). Takim osobom możemy więc wyjątkowo łatwo coś “sprzedać” pod warunkiem, że wiemy, jakie mają preferencje.
Jak sądzicie, których osób jest statystycznie najwięcej? Otóż wg badań* 52% osób stanowią ci z pierwszej kategorii.
Sesje coachingowe mogą być bardzo pomocne w uświadomieniu sobie swoich własnych preferencji, jak również stylu osób aktualnie dla nas najważniejszych. To z kolei umożliwia nam świadome i elastyczne wybieranie naszych zachowań. Tego, co i jak zrobimy. I tego, czego nie zrobimy w ogóle.
Poznaj preferowany przez Twojego szefa sposób pozyskiwania informacji
Każdy z nas ma swoją preferencję związaną z tym, jak pozyskuje informacje. Wg badań* dystrybucja tych preferencji wśród ludzi wygląda następująco:
55% to „wzrokowcy”, czyli ci, których wiodącym zmysłem jest wzrok
30% to „słuchowcy”, czyli ci, którzy przede wszystkim lubią słuchać
12% osób koncentruje się na działaniu. Nie uwierzą, nie nauczą się, jeżeli nie sprawdzą czegoś w praktyce
3 % to „czytelnicy”. Uwielbiają szczegółowe, wydrukowane raporty
Dzięki rozpoznaniu tych preferencji u szefa możemy skuteczniej wpływać na jego decyzje i na jego postrzeganie naszej osoby.
Oto przykłady charakterystycznych reakcji poszczególnych typów na pytanie:
„Skąd wiesz szefie, czy ktoś jest dobrym pracownikiem?”
Coaching, mentoring, rozmowa z doświadczonym doradcą zawodowym mogą być bardzo pomocne w uświadomieniu sobie swoich własnych preferencji, jak również stylu aktualnego szefa. To z kolei umożliwia nam świadomy i elastyczny wybór sposobu prezentowania informacji, umiejętny dobór słów i rekacje adekwatne do sytuacji. Nie stanie się to z dnia na dzień i niewątpliwie wymaga pracy. Nagroda jednak warta jest tego wysiłku.
Jak sobie radzić z trudnym szefem - model "kotów" i "psów" w pracy
Poznajmy zasadę „kotów” i „psów”, która na pozór brzmi infantylnie i banalnie prosto, niemniej jednak jest niezwykle skuteczna w praktyce. Wymaga ona od podwładnego odrobiny odwagi lub skłonności do eksperymentowania.
Zasada Psów i Kotów w Pracy
Zacznijmy od “Kotów”. Są to osoby nastawione na utrzymywanie dobrych relacji z innymi ludźmi. Na tym przede wszystkim im zależy. To stanowi dla nich wartość nadrzędną. Z reguły są to osoby łatwo dostępne. Ton ich głosu faluje w zależności od sytuacji. Język ciała w większości przypadków jest dość żywy.
„Psy” to osoby nastawione na cel, na osiąganie rezultatów, na rozwiązywanie problemów. Dla nich wartością nadrzędną jest skuteczność i fakt, że można na kimś polegać. Postrzegane są jako osoby oschłe, czasami wręcz ostre. Ton ich głosu zwykle nie zmienia się. Język ciała jest raczej oszczędny.
Zobaczmy, co dzieje się, kiedy szef jest „Psem”, a podwładny „Kotem”.
Szef chce jak najszybciej uzyskać rozwiązanie problemu. „Kot” stawia na relacje z szefem. Sądzi, że im będzie milszy dla szefa, im bardziej będzie mu przytakiwał, tym łatwiej zaskarbi sobie jego względy.
I tu niespodzianka. Nieprawda! W sytuacji, kiedy mamy za szefa ewidentnego „Psa” (tylko błagam – nie wchodźmy na scieżkę niebezpiecznych skojarzeń z płcią żeńską tych stworzeń 😉, nie starajmy się być mili za wszelką cenę. Bądźmy możliwie konkretni i stanowczy.
Takiemu szefowi chodzi o szybkie rozwiązanie problemu – nie o miłą atmosferę. Jeżeli będziemy odpowiadali miękko – uzna nas za osoby słabe. Nie będziemy dla niego równorzędnym (bądź wartym zainteresowania) partnerem.
Szef o takiej charakterystyce lubi też często sprawdzać jak jesteśmy “mocni”. Taka próba sił podnosi mu adrenalinę. Uwielbia tę grę. Dlatego czasami trzeba wytrzymać tę próbę sił. Często po naszej pierwszej stanowczej odpowiedzi szef może zareagować równie mocno. To naprawdę dobry znak. Nie wycofujmy się i zostańmy na jego poziomie. Złym sygnałem bowiem będzie sytuacja, w której szef „Pies” zupełnie zignoruje naszą opinię.
Pomijam oczywiście sytuacje, kiedy szef ma zły dzień, bądź w ogóle jest niestabilny emocjonalnie i szuka ofiary, na której chce wyładować swoją frustrację. Wtedy najlepiej zejść z drogi takiej nieszczęśliwej osobie.
Technika Redukcji Napięcia i Uwalniania Emocji - dla Usidlonych
I na koniec jedna technika, która może się przydać w pracy (i nie tylko). Zwłaszcza w sytuacji, kiedy czujesz, że w środku narasta napięcie i jak tak dalej pójdzie – zaraz wybuchniesz. Jeżeli nie masz możliwości zmiany miejsca, np. siedzisz na jakimś beznadziejnym spotkaniu i ładunek negatywnych emocji zaczyna się zbliżać do masy krytycznej, spróbuj … opuścić szczękę 😁 Tak. Po prostu maksymalnie luźno wykonaj „opad szczeny”. Wiem, że to brzmi niewiarygodnie, ale spróbuj. Zobaczysz, co się będzie działo 😀
* Shelle Rose Charvet, “Words that Change Minds”
Zobacz także:
Sztuka Asertywności - Poziom Zaawansowany