Koło Życia - jak dobrze wykorzystujesz swój czas


Koło Życia-Jak dobrze wykorzystujesz swój czas

Zacznę od tego, że zgadzam się ze stwierdzeniem, że czasem tak naprawdę nie można zarządzać. Można zarządzać sobą w czasie. Czas jest swobodny i płynie sobie niezmiennie, wolny jak rzeka. To, jak my go odbieramy i jak go wykorzystujemy, zależy już od nas.


Istnieją różne techniki efektywnego planowania swoich zajęc w czasie. Ja chciałbym jednakże napisać o nieco innej perspektywie spojrzenia na „zarządzanie czasem”. Moim zdaniem wprowadzenie zmian w dziedzinie, o której chcę napisać może przynieść nieporównywalnie większe korzyści, niż mistrzostwo w jakiejkolwiek z typowych technik.


To absolutnie nie oznacza, że nie zgadzam się z tymi technikami. Wręcz przeciwnie – sam stosuję je w swoim życiu. Chciałbym natomiast pokazać szerszy kontekst naszego „bycia”, opowiedzieć o pewnym generalnym kompasie, bez którego możemy niezwykle efektywnie zarządzać czasem, ale czasem źle zainwestowanym.


Zacznijmy, więc od krótkiego opisu typowych technik.


Skuteczne techniki zarządzania czasem


Zasada Pareto (zwana również zasadą 80/20)

W odniesieniu do czasu mówi ona, że 20% naszych wysiłków przynosi 80% rezultatów. Chodzi, więc o to, aby przed pojęciem działania dobrze się zastanowić, gdzie skoncentrować nasze wysiłki. Np. zadać sobie pytanie: które z naszych działań najbardziej pomogą nam w osiągnięciu zamierzonych rezultatów?


Macierz Eisenhowera

Innymi słowy, technika podziału spraw wg kryteriów: ważne i pilne. W skrócie chodzi o to, żeby umieć wybierać w pierwszej kolejności te sprawy, które są ważne, ale niekoniecznie pilne. Sam Eisenhower powiedział, że "To co pilne, rzadko jest ważne. A to co ważne, rzadko jest pilne". Bardzo praktyczny opis tej metody można znależć np. TUTAJ


Technika planowania swojego kalendarza wg proporcji 70/30

Sądzę, że ta technika może być przydatna przede wszystkim osobom, które są liderami w pracy. Polega ona na tym, że 30% swojego kalendarza ZAWSZE zostawiamy niezaplanowane. To bufor na nieprzewidziane przez nas zdarzenia. Na wszelkie sprawy, o których w danej chwili nie wiemy (lub nie pamiętamy), a z którymi mogą się do nas zwrócić inni.


Zasada zajmowania się tylko jedną sprawą równocześnie

To moim zdaniem bardzo ważny detal. Ważny szczególnie dla wszystkich osób będących liderami/menadżerami i pracującymi w większych organizacjach. Pisze o tym m.in. Peter Drucker, światowy autorytet w dziedzinie teorii zarządzania:

“Skuteczny menadżer nie angażuje się w nic poza tym jednym, jedynym zadaniem, na którym właśnie skupia swoje siły. Później dokona przeglądu tematów i wybierze kolejne zadanie, które od tej chwili będzie znajdowało się na czele jego listy.”